bereits beschlossen
§ 1
Es soll eine neue Homepage geben, in der die Studierendenschaft als Ganzes und alle ihre Einzelteile gleichberechtigt nebeneinander dargestellt werden. Die Fokussierung auf den AStA in der Außendarstellung soll nicht mehr in der Form wie bisher stattfinden, ohne dass dies seine Außenvertretungsbefugnis tangiert. Außerdem sollen auch studentische Vereinigungen und externe Veranstaltungen einfach aufzufinden sein.
§ 2
Zweck der neuen Homepage ist zudem die Integration aller aktuellen Formulare des AStA und Buchungsmöglichkeiten (wie bspw. Getränkekocher, Räume etc.). Dies soll den Papierverbrauch senken und die Administrationsvorgänge verschlanken und beschleunigen sowie ganz wesentlich zu einer studierendenfreundlicheren Usability führen.
§ 3
Darüber hinaus sind alle Akten vollständig zu digitalisieren und zu taggen, damit sie einfach wiederauffindbar sind.
§ 4
Zudem soll ein Gremienmanagementsystem eingeführt werden und darüber hinaus ggf. eine erweiterte digitale Infrastruktur geschaffen werden, falls die Verwaltung der EUF unsere Wünsche nicht umsetzen kann.
§ 5
Die neue Homepage soll idealerweise die Shibboleth-Schnittstelle in Zusammenarbeit mit dem DFN bzw. des ZIMT nutzen und zu einer vereinfachten Administration ggf. auf Typo3 basieren, da die Homepage der EUF ebenfalls auf Typo3 basiert.
§ 6
gestrichen
§ 7
Die zusätzlichen Kosten für die vorgenannten Maßnahmen werden einmalig im kommenden (Rumpf-)Haushaltsjahr aus Rücklagen getragen (Anschubfinanzierung), in Zukunft aus dem Regelhaushalt. Der Beitragssatz ist entsprechend anzupassen.
§ 8
Begründung
Die Studierendenschaft besitzt aktuell so gut wie kein institutionelles Gedächtnis. Es ist sehr wahrscheinlich, dass immer wieder Beschlüsse in den Gremien getroffen werden, die im Kontrast zu bisherigen Beschlüssen stehen und damit ein höheres Abstimmungsquorum erfordern. Dies zu ändern und gleichzeitig eine konsequente Digitalisierung aller Aktenbestände durchzuführen, die auf einfache Weise digital durchsuchbar sind, erscheint absolut notwendig. Das kann jedoch nicht im laufenden Betrieb vom aktuellen Personalbestand geleistet werden.
Es bedarf dazu eines Projekts, das eine Neueinstellung notwendig macht. Diese neue Stelle soll zudem das Gremienmanagementsystem einführen und zukünftig bei allen Sitzungen des AStA, des StuPa und der FSK anwesend sein und Protokoll führen (siehe auch Artikel 13) sowie in diesen Sitzungen ein institutionelles Normengedächtnis sein.
Ein Gremienmanagementsystem ist selbstverständlich vor allem für die Gremienmitglieder gedacht, in dem Anträge und sonstige Beschlüsse und alle Dokumente leicht aufzufinden sind, aber auch für „lediglich“ interessierte Studierende, damit sie sich stets ein transparentes Bild über aktuelle Sitzungen, aber auch vergangene machen können.
Momentan sind Beantragungsprozesse teilweise mit sehr viel Papieraufwand verbunden. Dies studierendenfreundlich papierlos zu ermöglichen erscheint im Jahr 2023 mehr als überfällig.
Darüber hinaus laufen bereits Gespräche mit der entsprechenden Abteilung der EUF sowie mit dem Studentenwerk, Beitragsbefreiungen und in manchen Fällen Beitragserstattungen einfacher zu machen bzw. abzuwickeln. Dies schafft ein wenig mehr Aufwand auf unserer Seite, spart aber wiederum sowohl auf unserer, aber vor allem auf den Seiten aller anderen Beteiligten.